Fatturazione elettronica: perchè scegliere un intermediario

Perché mai un operatore economico privato, in vista della prossima scadenza del 1° luglio (filiera dei subappalti verso la PA e compravendita di benzina e gasolio), dovrebbe decidere di affidarsi a un intermediario per gestire il ciclo di fatturazione elettronica B2B anziché gestire in totale autonomia l’intero processo di fatturazione?

Le argomentazioni in merito sono diverse. In questo articolo ne esaminiamo alcune, per capire quali sono i principali punti di forza del processo organizzativo tramite un intermediario.

Risparmio di tempo e velocità di gestione del ciclo di fatturazione

Il primo punto di forza che la software house/l’intermediario garantisce alle medio piccole realtà imprenditoriali e soprattutto ai numerosi professionisti/consulenti fiscali che gestiscono i cicli di fatturazione di molti clienti è per certi versi ovvio ma quanto mai importante: il notevole risparmio di tempo.

In un’azienda è importante ottimizzare i costi, ma in queste analisi spesso viene dimenticato il fattore tempo.

Il beneficio è massimo soprattutto per il ciclo passivo, perché è possibile farsi recapitare tutte le fatture dei clienti in un unico ambiente, invece che recuperare tutte le fatture da innumerevoli e a volte inaccessibili PEC (scadute, password dimenticate, ecc.).

Gli intermediari sollevano i professionisti/consulenti fiscali da numerose attività operative e di gestione, lasciando a loro carico solo alcuni adempimenti minimi, quali:

1. comunicare ai propri clienti il cd. codice destinatario, che l’intermediario acquisisce a valle del complesso processo di accreditamento presso il SdI (Agenzia delle Entrate);
2. sollecitare il cliente a diffondere ai suoi fornitori il suddetto codice destinatario (composto da 8 caratteri alfanumerici) affinché lo inseriscano nella fattura elettronica.

La fattura elettronica, infatti, non deve essere veicolata dal fornitore al cliente a mezzo PEC, ma semplicemente inserendo nello specifico campo il codice destinatario.

In questo modo il professionista, che probabilmente già gestisce in modo analogo il ciclo attivo di fatturazione elettronica, riceve la fattura elettronica in formato XML e ha sotto controllo tutto il ciclo passivo delle anagrafiche gestite.

Visualizzazione integrata della FE e corretta gestione della stessa fattura in risposta al soggetto emittente

La fattura elettronica B2B, al pari della FEPA, è un file XML contenente i dati della fattura in un formato di non facile lettura. Le soluzioni fai da te per poterla rendere leggibile gratuitamente consistono nell’importare tali fatture in visualizzatori ad hoc che utilizzano un foglio di stile. A titolo di esempio, si può utilizzare lo strumento messo a disposizione da Sogei (Agenzia entrate presente nel sito www.fatturapa.gov.it) oppure Assoinvoice messo a disposizione da Assosoftware.

Tali strumenti però non risultano fluidi, dato che normalmente è necessario gestire tale operazione singolarmente per ciascuna fattura. Oltre a garantire poi ovviamente la stampa in pdf, ad esempio per facilitare la registrazione delle fatture, il visualizzatore messo a disposizione da un intermediario è di norma integrato dalle funzioni di accettazione e rifiuto della fattura presenti nel gestionale. Tali funzioni servono per comunicare tempestivamente al soggetto che ha emesso la fattura (fornitore del cliente) che la stessa è corretta. In tal caso verrà quindi notificato un esito di formale accettazione. Se, invece, la fattura risulta errata nel merito (ad esempio, se l’importo non è corretto oppure se mancano gli elementi in fattura precedentemente concordati) l’esito notificato sarà di rifiuto.

In caso di rifiuto, l’intermediario mette a disposizione un campo note per mettere il ricevente nelle condizioni di specificare a chi ha emesso la fattura quale sia la defezione.

Delega dell’attività di accettazione e di rifiuto della fattura elettronica all’operatore economico

L’attività di riscontro (accettazione/rifiuto) sopra descritta può essere delegata dall’intermediario/consulente fiscale o direttamente e totalmente al cliente, che quindi vedrà in tempo reale la fattura a video, oppure potrà essere gestita in un ambiente condiviso tra intermediario e cliente.

Il concetto fondamentale alla base di questi strumenti è quindi la condivisione e la flessibilità. Le parti in gioco, operatore economico e consulente/intermediario, possono decidere di gestire il flusso di fatturazione all’insegna della più totale personalizzazione.

Database integrato e reportistica

Tutte le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vengono gestite in un unico ambiente, perfettamente integrato. La ricerca di una fattura è istantanea e le reportistiche correlate riescono a dare un ulteriore valore aggiunto, dall’estrapolazione di una serie di dati alla reportistica finalizzata ad adempiere ad una specifica disposizione normativa.

Le funzionalità integrabili sono le più varie, dalla notifica via mail al cliente operatore economico che riceve la fattura elettronica, all’importazione massiva delle fatture nel software di contabilità del consulente.